Supporto all’attività di gestione delle commesse

Il progetto è stato sviluppato per supportare l’attività di gestione delle commesse per una società di servizi che deve mettere in correlazione le varie risorse, per soddisfare la richiesta dei sui clienti. Si tratta di un sistema di Data Mining applicato per collegare società di servizi, consulenti e cliente.

Prima

In seguito alla richiesta del cliente si procedeva con apertura di una nuova commessa registrata su file Excel, la figura addetta contattava in base al loro know how i consulenti più idonei all’attività fra una lista , sempre su file cartaceo, di possibili esperti, e ogni consulente gestiva in modo del tutto autonomo le attività assegnate e l’unica comunicazione che effettuava era quella di chiusura dell’attività e fine del lavoro commissionato. Ogni consulente, faceva riferimento sempre alla stessa figura addetta, che era l’unica che si occupava del coordinamento presso il cliente e periodicamente, alla chiusura della commessa, la figura addetta predisponeva le fatture per i consulenti e per il cliente .

La situazione che si presentava era questa:

Mancanza di una procedura strutturata ma flessibile: mancando una delle componenti l’intero sistema rischia di bloccarsi o di generare informazioni non corrette
Nessuna traccia dell’evoluzione dello stato delle commesse
Spreco di tempo per predisposizione di documenti standard (fatturazione e lettere d’incarico)
Spreco di tempo per ricerca manuale dei consulenti idonei all’incarico
Difficile comunicazione tra le parti interessate (consulente – consulente, consulente-cliente, figura addetta-consulente)

Ora

Unico portale in cui sono salvati tutti i dati del clienti, i dati dei consulenti e i dati delle commesse. I diversi Db sono tra di loro collegati in modo tale d’avere diverse possibilità di analisi: esempio commesse assegnate ad un determinato consulente, commesse per cliente, ecc..

Definizione di procedure flessibili e ben strutturate:

– scambio automatizzato di informazioni tra i consulenti, efficientamento dell’operatività evitando sovrapposizioni e spreco di tempo

– flessibilità strutturale per l’azienda di servizi, affidando il coordinamento ad un sistema condiviso con la supervisione umana

Riduzione del tempo necessario e della possibilità di errore nella predisposizione di documenti standard (fatturazione, lettere incarico, offerte per commessa ecc)